Apprendre à tenir la comptabilité du CSE (Ecodia Marquant)

C’est au travers de l’Article 19 de la loi relative à la formation professionnelle, l’emploi et la démocratie sociale, que le législateur modifie le Code du travail et introduit une disposition applicable à tous les CSE. En effet, d’après l’article 2315-64 du Code du commerce, les CSE doivent respecter des obligations comptables.

Ces obligations sont les suivantes :

• Un enregistrement chronologique des mouvements affectant le patrimoine ;
• Le contrôle par inventaire, au moins tous les 12 mois de l’existence et de la valeur des actifs et passifs du patrimoine ;
• L’établissement des comptes annuels à la clôture de l’exercice en distinguant le bilan, le compte de résultat et une Annexe, selon des modalités définies par l’Autorité des Normes Comptables.

Les règles selon la taille du CSE

La comptabilité portera sur l’ensemble des ressources du CSE. Toutefois, le texte prévoit des aménagements selon le niveau de ressources des CSE.

Pour les petits CSE dont les ressources sont inférieures à 153 000 €, ils doivent, a minima :

• Tenir un livre retraçant chronologiquement les montants et l’origine des dépenses qu’ils réalisent et des recettes qu’ils ont perçues ;
• Établir, une fois par an, un état de synthèse simplifié portant sur des informations complémentairesrelatives à leur patrimoine et aux créances et dettes ;
• Fournir, en annexe des comptes, des informations sur les transactions significatives qu’ils auront effectuées ;
• Établir un rapport de gestion simplifié « ou rapport d’activité » présentant des informations qualitatives sur leurs activités et sur leur gestion financière.

Pour les CSE de taille « intermédiaire », dont les ressources supérieures à 153 000 € , ils doivent, a minima :

• Adopter une « présentation simplifiée de leurs comptes » (bilan, compte de résultat et annexe simplifiée) et enregistrement des créances et des dettes, une comptabilité d’engagement ;
• Confier la mission de présentation de leurs comptes annuels à un expert-comptable (payé sur le budget defonctionnement) ;
• Établir un rapport de gestion présentant des informations qualitatives sur ses activités et sur sa gestionfinancière ;
• Fournir dans ce rapport un détail des transactions significatives qu’ils auront effectuées durant l’exercice ;
• Présenter un rapport (rédigé par le trésorier) sur les conventions passées entre le comité d’entreprise et l’un de ses membres.

Enfin, les grands CSE, qui dépassent deux des trois seuils, (à savoir 3,1 M€ de ressources, 1,55 M€ de bilan, 50 salariés en CSE embauchés par le CSE) doivent, a minima :

• Présenter une comptabilité de droit commun (bilan, compte de résultat et annexe) ;
• Établir un rapport de gestion présentant des informations qualitatives sur leurs activités et sur leur gestion financière (article L2325-50) ;
• Nommer au moins un commissaire aux comptes et un suppléant, distincts de ceux de l’entreprise et rémunéré sur le budget de fonctionnement ;
• Présenter un rapport rédigé par le commissaire aux comptes sur les conventions passées, entre le comité d’entreprise et l’un des ses membres (article L 2325-51) ;
• Créer une « commission des marchés » parmi les membres titulaires, chargés de choisir les fournisseurs et les prestataires du CSE et de définir la procédure des achats de fournitures, de services et de travaux pour les marchés dont le montant est supérieur à un seuil fixé par décret. La commission devra rendre compte de ses choix au CSE au moins une fois par an au travers d’un rapport d’activité joint en annexe au rapport de gestion.

La gestion des documents

Quelle que soit la taille du CSE, Nathalie Marquant conseille de suivre ces règles :

• Avoir toutes les factures, les justificatifs de dépenses et recettes et les relevés des comptes bancaires et les conserver 10 ans ;
• Avoir et garder les justificatifs remis par les salariés en cas de contrôle Urssaf ;
• Avoir et garder tous les documents sur le patrimoine du CSE ;
• Le CSE doit tenir une compatibilité distincte pour chacun des budgets ASC et AEP et avoir si possible 2 comptes bancaires.

Des délais à respecter 

Les délais sont particulièrement importants dans la gestion de la comptabilité, car s’ils ne sont pas respectés, « la responsabilité civile ou pénale du trésorier peut être engagée », indique Nathalie Marquant.

D’après l’article L2315-68, les comptes doivent être présentés chaque année au cours d’une plénière extraordinaire dans les 6 mois après la date de clôture. Nathalie Marquant remarque cependant que le sujet est souvent traité à l’ordre du jour d’une réunion ordinaire, ce qui est contraire au Code du travail. La réunion plénière au cours de laquelle les comptes sont approuvés porte sur ce seul sujet. Elle fait donc l’objet d’un procès-verbal spécifique.

Quant aux documents relatifs à l’arrêté des comptes, ils doivent être envoyé au moins trois jours avant la réunion à l’ensemble des élus, selon l’article 2315-71. Par ailleurs, le rapport de gestion doit être établi et communiqué à l’ensemble des salariés, d’après les articles L2315-69 et L2315-72.