Comment tenir une comptabilité saine d’un CSE ? Les recommandations de Tandem Expertise

En tant que personne morale gérant des ressources, le CSE est soumis à certaines obligations comptables. La comptabilité permet de suivre régulièrement la situation financière du CSE.

Vérifier les pièces comptables nécessaires

Pour une comptabilité saine, les pièces comptables nécessaires sont les suivantes :

• Les factures constituent des documents qui prouvent de manière irréfutable un achat ou une vente.
  Dans un souci de transparence, chaque achat doit être justifié par une facture et être rattaché, le cas échéant, à un bon de commande et un bon de livraison et/ou un devis ;
• Les feuilles d’émargement permettent de s’assurer de la bonne distribution des chèques cadeaux du CSE (preuves à fournir aux contrôleurs Urssaf notamment) ;
• Les bordereaux de remises de banque sont destinés à justifier des encaissements réalisés par le CSE (+ éventuellement une copie des chèques déposés en banque + un récépissé du dépôt bancaire). Selon votre organisation, il peut être nécessaire de réaliser des remises bancaires par activité pour éviter les mélanges des frais ;
• Les relevés bancaires permettent de retracer les opérations enregistrées sur un compte bancaire ;
• L’état de rapprochement bancaire permet d’assurer la concordance du solde bancaire établi par le CSE et du solde apparaissant sur le relevé bancaire afin de détecter et justifier les différences entre les deux soldes.

Rédiger les principales règles de fonctionnement

Le CSE doit mettre en place des procédures - si possible écrites - pour garantir le fonctionnement de l’instance, elles doivent notamment porter sur les points suivants :

Les Notes de frais

• Comment parviennent-elles au Trésorier (mail, remises en main propre, courrier…) ?
• Qui contrôle les notes de frais ?
• Quels contrôles réaliser (contrôle arithmétique, pièces comptables, carte grise…) ?
• Comment obtenir un visa du Trésorier pour valider la demande de remboursement ?

Les achats du CSE (ASC et AEP)

• Qui peut déclencher un achat (bon de commande)/signer une convention ?
• Qui peut payer ?
• Qui réceptionne la commande ?

Les encaissements du Comité

• Faut-il interdire ou limiter au maximum les espèces ?
• Qui collecte les paiements des salariés (par chèques) ?
• Qui renseigne la prestation vendue ?
• Qui dépose l’argent en banque ?
• Qui vérifie le montant de la remise avec le relevé de banque ?

Sécuriser les opérations du CSE : quelles procédures ?

L’archivage et le classement

• Afin de respecter les règles juridiques, comptables, fiscales et sociales ;
• Pour préserver la mémoire du Comité.

Les pièces comptables et documents de synthèse doivent être conservés 10 ans minimum.

Les procès-verbaux de réunion du Comité : il est recommandé de conserver de façon permanente les procès-verbaux de réunion du Comité.

Un archivage numérique est fortement recommandé, assurant un historique aux élus.

La gestion des stocks

• Réduire le risque de pertes/vols et de billetterie périmée ;
• Répondre aux obligations légales (inventaire annuel à minima) ;
• Sécuriser les actifs du Comité ;
• Faire un inventaire physique des stocks par 2 personnes.

La gestion des espèces

• Mettre en place une caisse (physique) pour y placer les espèces. Cette Caisse devra être placée dans un coffre fort. Les utilisateurs devront être limités et définis. ;
• Instaurer un livre de caisse : inscription des recettes et des dépenses et inventaires physiques réguliers ;
• Prévoir un facturier pour fournir un avis de vente au salarié (duplicata pour le CSE).
• Conserver systématiquement les justificatifs des dépenses réglées en espèces et les bordereaux de banque de remises d’espèces ;
• Réaliser un comptage physique de la caisse à rapprocher du solde théorique du livre de caisse.

Les erreurs les plus fréquentes à ne pas commettre 

Quelles sont les règles URSSAF applicables aux ASC ? Voici les erreurs les plus fréquentes rencontrés :

Le dépassement du seuil Urssaf, notamment lors des prestations de Noël

L’Urssaf cumule toutes les prestations offertes individuellement aux salariés (chèque cadeau + colis de Noël supérieur à 183 euros).

L’xxclusion d’une population de bénéficiaires

Règles d’ancienneté : 1 an est à proscrire. Ne pas excéder 6 mois. Les stagiaires, les étudiants en alternance, les CDD, les arrêts maladie ont accès aux ASC du Comité.

L’absence de justificatif permettant de bénéficier d’une ASC :

• Mariage ou Pacs (dans ce cas, fournir au Comité un certificat de mariage ou une convention de Pacs) ;
• Départ à la retraite : attestation de mise à la retraire,
• Fête des pères et des mères (copie du livret de famille ou certificat de naissance),
• Noël des enfants (copie du livret de famille),
• Rentrée scolaire (certificat de scolarité & livret de famille).

La délivrance d’un bon d’achat à une date éloignée de l’événement

L’absence d’une feuille d’émargement pour un évènement

Cette feuille doit être remplie, collectée et archivée par le Comité pendant au moins 3 ans.

La distribution de chèques ANCV : basée sur les CSP ou montant identique attribué à tous les salariés

• Il faut au moins 1 critère pour que tous les salariés n’aient pas la même cotisation ou le même montant de chèques ANCV.
• Le critère CSP ne vaut que si vous avez la certitude que le N+1 est toujours mieux rémunéré qu’un N.