CSE : Les 4 clés d’une comptabilité saine (Tandem Expertise)

1/ Tenir la comptabilité du CSE dans les règles de l’art

Pour le respect des règles prévues par les textes, il est préconisé de :

• Disposer d’une documentation pour la sincérité et la transparence des comptes ;
• Communiquer aux salariés sur l’utilisation de la subvention et le respect du principe de l’amélioration de la vie et des conditions de travail des salariés ;
• Rendre compte du mandat confié par les salariés ;
• La comptabilité permet de suivre régulièrement la situation financière du CSE ;
• Connaître les dépenses réalisées et les recettes perçues afin de déterminer le résultat de chaque budget ;
• Instrument de pilotage : suivi des décisions des élus (activités prévisionnelles et réalisées)
• Connaître la situation patrimoniale du CSE et assurer son suivi et sa transmission.

2/ Respecter la dualité des budgets

Depuis les Lois Auroux (1982), une subvention permet « le fonctionnement du comité dans ses attributions économiques et professionnelles ». Il s’agit de renforcer l’autonomie du comité en lui donnant des moyens pour fonctionner. Le budget des AEP relève des activités des élus.

• De 50 salariés à 1 999 salariés, l’employeur devra allouer au CSE un budget de fonctionnement équivalent à 0.20 % de la masse salariale brute.
• À partir de 2 000 salariés, le budget de fonctionnement passe à 0.22 % de la masse salariale brute.

Le taux peut être revu à la hausse par accord collectif.

3/ Définir l’utilisation du budget des AEP

Le budget des AEP sert au :

• Bon fonctionnement du CSE : la documentation, l’assistance juridique et comptable, la sténotypie, les frais de missions et réceptions des élus, les frais de personnel,…)
• Recours à des expertises portant sur les orientations stratégiques, les OPA, le droit d’alerte économique, les procédures de sauvegarde, le redressement et de liquidation judiciaire, l’expertise libre etc.
• Financement des dépenses de communication (notamment la présentation, aux salariés, du rôle des élus et du CSE, création du logo du CSE…) ;
• Formation des membres du CSE.

Certaines dépenses restent à la charge de l’employeur, parmi lesquelles :

• L’obligation de mettre à disposition du CSE un local indépendant, meublé, éclairé, chauffé, conforme aux normes d’hygiène et de sécurité ;
• Le matériel « nécessaire à l’exercice des fonctions du comité », à savoir une ligne téléphonique, une photocopieuse et du matériel informatique. En revanche, les frais liés à l’utilisation de ce matériel sont à la charge du CSE ;
• Les frais de déplacement liés aux réunions officielles du CSE sont pris en charge par l’employeur.

4/ Identifier les bénéficiaires des activités sociales et culturelles (ASC)

Les ASC correspondent à des activités facultatives accessibles à tous, sans discrimination, qui améliorent les conditions de vie (loisirs, sports, services sociaux) et de travail des salariés (bien-être). Les bénéficiaires des ASC sont les suivants :

• Les salariés, stagiaires, (anciens salariés non prioritaires) ;
• La famille du salarié (conjointe/concubin, enfant à charge effective et permanente) ;
• Dans le cadre des familles recomposées, les prestations allouées aux enfants du conjoint, concubin ou pacsé du salarié sont exonérées de cotisations ;
• Les personnes extérieures en détachement au sein de l’entreprise (intérimaires, consultants) doivent bénéficier des équipements collectifs des ASC (restauration, salle de sport) et peuvent par disposition conventionnelle favorable bénéficier des ASC individuelles.

Les critères d’accès aux ASC du CSE doivent être objectifs et non discriminatoires.

Les critères discriminatoires à proscrire sont les suivants :

• La nationalité ;
• Le sexe ;
• L'âge ;
• L’appartenance à une religion ou à un syndicat ;
• La durée du travail (temps partiel/temps complet) ;
• La CSP ;
• Le salarié en longue maladie, etc.

La remise en cause du caractère non discriminatoire des ASC peut entraîner une requalification des activités sociales en avantages soumis à cotisations sociales par l’Urssaf en cas de contrôle.

Les critères déterminés par le CSE devront être connus de tous les salariés au sein de l’entreprise. C’est pourquoi, il est conseillé de prévoir :

• Un canal d’information accessible à tous les salariés (mail, affichage…) ;
• Prévoir un calendrier adapté tenant compte des week-ends et des congés scolaires pour communiquer sur l’ouverture d’une ASC.